Przede wszystkim trzeba wybrać odpowiednie miejsce na spotkanie. Przy wyborze miejsca należy zwrócić uwagę na to, aby było ono dostosowane do liczby uczestników. Gdy jest ich mało, można wybierać miejsca np. w kawiarniach lub restauracjach. Jednak jeśli uczestników jest dużo, wówczas najlepiej wybrać salę konferencyjną lub inną większą przestrzeń. Należy też upewnić się, czy przestrzeń, którą wybieramy, jest wyposażona w odpowiednie meble i sprzęt – jeśli planujemy wykorzystać rzutnik lub mikrofon.
Krok 2. Wybierz odpowiedni stół
Kolejnym krokiem jest wybranie odpowiedniego stołu. Najlepszym wyborem będzie okrągły, ponieważ w ten sposób wszyscy uczestnicy są na równi i mogą swobodnie rozmawiać. Ważne jest również, aby uzyskać odpowiednią wielkość stołu – w zależności od liczby uczestników. Jeśli spotkanie odbywa się w sali konferencyjnej lub w innym miejscu, w którym nie ma okrągłego stołu, można go wypożyczyć lub kupić.
Krok 3. Zadbaj o odpowiednie usytuowanie stołu
Kolejnym krokiem jest rozmieszczenie stołu w odpowiednim miejscu. Ważne jest, aby stoły były rozmieszczone w taki sposób, aby uczestnicy mieli swobodny dostęp do nich. Najlepiej jest, gdy stoły są ustawione w kształcie okręgu, a na środku stołu powinny znajdować się krzesła dla wszystkich uczestników.
Krok 4. Sprawdź dostępność sprzętu
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, jaki sprzęt jest dostępny na spotkaniu. Jeśli spotkanie odbywa się w sali konferencyjnej lub innym miejscu, w którym są dostępne rzutniki lub mikrofony, wówczas należy je wykorzystać. Trzeba też upewnić się, że wszystkie urządzenia są w dobrym stanie technicznym i są w pełni sprawne. Jeśli ich nie ma, trzeba je wypożyczyć lub kupić.
Krok 5. Przygotuj listę zadań
Kolejnym krokiem jest przygotowanie listy zadań, które mają być wykonane podczas spotkania. Najlepiej jest przygotować listę zadań przed samym spotkaniem, aby było ono bardziej zorganizowane. W zależności od celu spotkania, mogą to być np. prezentacje, dyskusje, czy praca grupowa.
Krok 6. Przygotuj materiały na spotkanie
Kolejnym krokiem jest przygotowanie materiałów, które będą wykorzystane podczas spotkania. Mogą to być np. prezentacje, materiały informacyjne, tablice, flipcharty, itp. Ważne jest, aby wszystkie materiały były w odpowiednim stanie, dostarczyć je na spotkanie we właściwym czasie i w odpowiedniej liczbie.
Krok 7. Sprawdź logistykę
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie logistyki spotkania. Trzeba upewnić się, że wszyscy uczestnicy mają informacje o miejscu spotkania, czasie trwania spotkania i wszelkie inne informacje, których będą potrzebować. Należy też upewnić się, że wszyscy uczestnicy mają dostęp do wyżywienia i napojów, jeśli są one oferowane.
Krok 8. Ustal zasady spotkania
Kolejnym krokiem jest ustalenie zasad spotkania. Ważne jest, aby wszyscy uczestnicy byli na bieżąco z zasadami dotyczącymi spotkania. Można np. ustalić, że na spotkaniu będzie obowiązywała dyskrecja, wszyscy będą mówić po kolei, i że nie będzie się przerywać podczas mówienia.
Krok 9. Zbierz opinie po zakończeniu spotkania
Po zakończeniu spotkania należy zebrać opinie uczestników na temat spotkania. Można to zrobić poprzez wysłanie ankiety lub wypełnienie formularza. Otrzymane informacje pozwolą na poprawę jakości przyszłych spotkań, a także na przeanalizowanie, czy spotkanie było udane i czy wszyscy uczestnicy byli zadowoleni.
Krok 10. Wyciągnij wnioski
Na koniec należy wyciągnąć wnioski z całego spotkania. Wykorzystując opinie uczestników, można wyciągnąć wnioski dotyczące logistyki, przygotowania materiałów, zasad spotkania, rozmieszczenia stołów, i wszelkich innych aspektów spotkania. Można też wykorzystać uzyskane informacje do przygotowania kolejnych spotkań.
